Aviso de privacidad de Schools Win

Aviso de privacidad integral de Schools Win

1. Quiénes somos

Schools Win es una plataforma para escuelas que opera MAGALI ROCIO RIVERO AQUINO, persona física inscrita en el Régimen Simplificado de Confianza, conocida comercialmente como "Informático Wichowin", con domicilio en Avenida 1a Norte número 16, colonia Ciudad Hidalgo Centro, entre Quinta Oriente y Tercera Oriente, código postal 30840, Ciudad Hidalgo, municipio de Suchiate, Chiapas. En este aviso, "Schools Win" o "nosotros".

Contacto para todo lo relacionado con tus datos: informaticowichowin@gmail.com.

2. Dos papeles distintos: por encargo de la escuela y por cuenta propia

Por encargo de tu escuela. Cada escuela que usa Schools Win es la responsable de los datos de su personal, de sus alumnos y de sus tutores. Schools Win es su persona encargada: guarda y procesa esos datos solo para darle el servicio a la escuela, según sus instrucciones, y no los usa para nada más.

Para esos datos, el aviso que te aplica es el de tu escuela, y tus derechos los ejerces ante ella (sección 9). Aquí te explicamos cómo los tratamos para que sepas qué pasa con ellos.

Por cuenta propia. Schools Win es responsable solo de estos datos:

• los de la contratación y el pago de los módulos opcionales para familias;
• los de la facturación;
• los de la atención de dudas y soporte;
• los de la credencial online QR que decide cada tutor (sección 3.2);
• las bitácoras de seguridad de la plataforma.

3. Qué datos tratamos

3.1 Por encargo de la escuela

• Alumnos: nombre completo, matrícula, escuela, periodo, turno y grupo, y estado (activo, baja, egresó, cambio de escuela). Si tiene cuenta: contraseña, guardada cifrada, y su WhatsApp, si decide verificarlo. Solo con el permiso de su tutor: una fotografía tamaño infantil. Su asistencia escolar, sus horas de entrada y salida de la escuela, los permisos de salida que le dé la escuela y el número de serie de su tarjeta de asistencia. La tarjeta no guarda su nombre ni su matrícula.
• Tutores: nombre, parentesco, WhatsApp y los alumnos con los que está ligado. Los permisos que otorgó y su constancia: la aceptación firmada desde su cuenta o la hoja firmada en papel. Su preferencia de avisos por WhatsApp y los datos técnicos para mandarle notificaciones de la app a su teléfono.
• Personal de la escuela: nombre, correo, WhatsApp, foto de la cuenta (si la sube), función, horarios, entradas, salidas, firmas, checadas por clase y su expediente de trabajo. El detalle está en el aviso para el personal que muestra cada escuela.

3.2 Por cuenta propia

• Tutores que contratan un módulo opcional: alumno y semestre pagados, importe, fecha, forma de pago (efectivo o transferencia), folio del recibo, y el comprobante de la transferencia si la hubo. Si pide factura: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal, código postal y correo.
• Quien nos escribe: su nombre, su medio de contacto y lo que nos cuenta.
• Quien usa la plataforma: bitácora de seguridad: qué cuenta hizo qué acción y cuándo, e intentos fallidos de acceso.
• La credencial online QR (opcional, la decide cada tutor y viene apagada):
• lo que el tutor encienda para que se vea al escanear la tarjeta del alumno: su nombre de pila, su foto, que su inscripción está vigente, el número del tutor o un botón para avisarle, un texto de emergencia, una nota y, si él los escribe, datos de salud (tipo de sangre, alergias, una condición importante, un medicamento y su servicio médico, sin número de afiliación);
• quién de sus tutores hizo cada cambio y cuándo, y la firma con la que aceptó esa responsabilidad;
• cada lectura de la tarjeta: fecha, hora y si fue sin cuenta o una persona del personal (solo su función). Para no contar dos veces la misma lectura guardamos una huella de la conexión de quien escanea, que no permite saber quién es y se borra al día siguiente;
• de quien avisa a la familia desde la tarjeta: su WhatsApp, su nombre si lo deja, lo que escribe y, si toca [Usar mi ubicación], el punto donde estaba al avisar. Se borra con el aviso, a los 30 días.

3.3 Lo que no tratamos

• Datos personales sensibles. La escuela y Schools Win no piden datos de salud (tipo de sangre, alergias, padecimientos), de origen étnico o lengua indígena, de creencias, ni otros datos sensibles. La única excepción son los datos de salud que un tutor decida escribir en la credencial online QR, con su consentimiento expreso y por escrito (sección 4.2).
• Datos biométricos. Las fotografías no se someten a reconocimiento facial ni a ningún análisis automático de rostros.
• Otros datos que no pedimos:
• domicilios;
• números de seguridad social;
• copias de identificaciones;
• datos de tarjetas o cuentas bancarias de las familias;
• ubicación GPS, salvo la que comparte quien avisa a la familia desde la tarjeta.
• El enlace del horario con QR no pide cuenta ni guarda cookies. Cuenta las visitas de forma anónima: no guarda la dirección IP, ni el modelo del teléfono, ni nada que permita saber quién lo abrió.

4. Para qué los usamos

4.1 Finalidades necesarias para el servicio

1. Mostrar a cada grupo su horario y el calendario escolar.
2. Que la escuela organice sus horarios, a su personal y su lista de alumnos.
3. Registrar la asistencia escolar y la entrada y salida de la escuela, y mostrarlas a la escuela, al alumno y a sus tutores; mandar a los tutores avisos de la escuela y de la plataforma (como asistencia, entrada y salida, juntas y otras novedades), con notificaciones de la app y, si los encendieron, por WhatsApp.
4. Crear y proteger las cuentas de alumnos, tutores y personal. Esto incluye verificar el número con un código por WhatsApp, recuperar el acceso si se olvida la contraseña y avisarte por WhatsApp cuando la escuela genera un código nuevo para la cuenta de tu estudiante.
5. Ligar a cada tutor con su o sus estudiantes, con un máximo de dos tutores por alumno.
6. Que el personal de la escuela reconozca al alumno por su fotografía al atenderlo a él o a su tutor.
7. Registrar los pagos de los módulos opcionales, emitir recibos y facturas, y encender el módulo pagado.
8. Atender dudas, soporte y solicitudes sobre datos personales.
9. Detectar y prevenir accesos indebidos y mal uso de la plataforma.

4.2 Finalidades que requieren tu consentimiento

• La fotografía del alumno. Requiere el permiso expreso del padre, madre o tutor. Lo otorga al aceptar los términos desde su cuenta en la plataforma o, si no tiene cuenta, con el formato en papel que le entrega la escuela. Sin permiso no hay foto. El permiso se puede retirar en cualquier momento, desde la cuenta del tutor o en la escuela: la foto se borra ese mismo día.
• Los datos de pago. Al registrar un pago, el tutor otorga su consentimiento expreso para que tratemos los datos de ese pago (artículo 7 de la LFPDPPP).
• La credencial online QR. Antes de encender el primer dato, el tutor firma desde su cuenta el documento "Responsabilidad de la credencial online QR". Con esa firma y con cada interruptor que enciende otorga su consentimiento para que lo encendido se muestre a cualquiera que escanee la tarjeta. Los datos de salud piden, además, una confirmación aparte: es su consentimiento expreso y por escrito (artículo 9 de la LFPDPPP). Mostrar la foto ahí es un consentimiento distinto del permiso de la foto. El tutor lo retira cuando quiera apagando el interruptor, con efecto inmediato.

4.3 Finalidades que hoy no realizamos

• La Caja de Ahorro escolar. Antes de abrirla, actualizaremos este aviso, porque implica datos patrimoniales.

No usamos tus datos para publicidad. Los anuncios del enlace gratuito no usan datos de quien lo abre: se muestran iguales para todos los que abren el enlace de esa escuela.

5. Menores de edad

• Los datos de alumnos menores de 18 años se tratan con el permiso de quien ejerce la patria potestad o la tutela, y privilegiando siempre el interés superior del menor.
• La escuela registra el parentesco de cada tutor.
• El alumno puede ver, en su cuenta, qué tutores están ligados a él.
• Cuando el alumno cumple 18 años, él decide sobre sus datos y puede ejercer sus derechos por sí mismo.

6. Con quién compartimos los datos

No vendemos ni rentamos datos personales. Los datos solo salen de Schools Win en estos casos.

6.1 Proveedores que trabajan para nosotros (remisiones)

Estos proveedores reciben solo lo necesario para su tarea y están obligados a protegerlo. No es una transferencia, sino una remisión: no requiere tu consentimiento. Algunos están en el extranjero.

• Hetzner Online GmbH (Alemania): aloja los servidores y la base de datos de la plataforma en centros de datos profesionales. Guarda los datos de la plataforma.
• Meta Platforms, Inc., por medio de WhatsApp: entrega los códigos de verificación y los avisos de la plataforma. Recibe tu número y el mensaje del aviso, que lleva lo mínimo necesario y nunca los apellidos, el grupo ni la matrícula del alumno.
• Google LLC y Apple Inc. (Estados Unidos): entregan las notificaciones de la app al teléfono. Las reciben cifradas y no pueden leerlas.
• Resend, Inc. (Estados Unidos): envía los correos de invitación y de acceso al personal. Recibe el correo, el nombre y el mensaje.
• Proveedor de facturación electrónica autorizado por el SAT: timbra las facturas. Recibe los datos fiscales de quien pide factura.

6.2 Transferencias

Solo compartimos datos sin tu consentimiento cuando:

• nos lo ordene una autoridad competente;
• lo exija la ley, por ejemplo, las disposiciones fiscales.

Con el consentimiento del tutor, lo que encienda en la credencial online QR lo puede ver cualquiera que escanee la tarjeta o tenga una foto del código QR. Schools Win no elige a quién se muestra ni controla lo que esas personas hagan con lo que ven.

6.3 La escuela

Los datos de pago del alumno (si pagó y por qué semestre) los ve la persona de la escuela que registra los pagos, porque ella los recibe por cuenta de Schools Win.

7. Cuánto tiempo los guardamos

• Fotografía del alumno: hasta el día de su baja o hasta que se retire el permiso.
• Constancia del permiso (aceptación desde la cuenta u hoja firmada): mientras exista el registro del alumno en su escuela, aun si el permiso se retira.
• Códigos de verificación por WhatsApp y sus registros: 30 días.
• Asistencia escolar, entrada y salida de la escuela, permisos de salida y registro de avisos enviados: el ciclo escolar en curso y el anterior.
• Intentos rechazados de registro con la tarjeta: 30 días.
• Cuenta de un tutor: mientras tenga al menos un alumno activo ligado. Si ya no tiene ninguno, se borra.
• Datos de la escuela (alumnos, tutores, personal): mientras la escuela use Schools Win. Al terminar, se le entregan si los solicita y se borran en un máximo de 30 días.
• Pagos, recibos y facturas: el plazo que exigen las disposiciones fiscales (en general, 5 años), bloqueados para cualquier otro uso.
• Credencial online QR: lo encendido, hasta que el tutor lo apague (los datos de salud se borran al apagarlos), el alumno se dé de baja o ya no haya un tutor ligado que haya firmado la responsabilidad; las lecturas de la tarjeta, el ciclo escolar en curso y el anterior; la huella de la conexión de quien escanea, un día; los avisos de quien encontró al alumno, 30 días.
• Bitácoras de seguridad: 12 meses.
• Copias de respaldo: lo borrado desaparece también de los respaldos en un máximo de 5 días.

8. Cómo los protegemos

• Conexiones cifradas en toda la plataforma.
• Cada escuela solo ve sus propios datos.
• Permisos por función dentro de cada escuela.
• Contraseñas guardadas cifradas.
• Verificación de cuentas con código.
• Límite de intentos de acceso.
• Respaldos diarios.
• Fotografías:
• reducidas de tamaño;
• sin metadatos de ubicación;
• nunca públicas, salvo la del alumno cuyo tutor decida mostrarla en su credencial online QR.
• Si ocurre una vulneración que afecte tus datos, te avisaremos, a ti o a tu escuela, sin demora, con lo que pasó y lo que puedes hacer.

9. Tus derechos y cómo ejercerlos

Tienes derecho a:

• conocer qué datos tuyos tenemos (acceso);
• corregirlos (rectificación);
• pedir que se borren (cancelación);
• oponerte a su uso para una finalidad (oposición).

También puedes retirar tu consentimiento y limitar el uso de tus datos.

Ante quién:

• Datos de tu escuela (alumnos, tutores, personal): ante tu escuela, que es la responsable. Si nos escribes a nosotros, le turnamos tu solicitud a tu escuela en 2 días hábiles y te avisamos.
• Datos de pagos, facturas, soporte y la credencial online QR: directamente con nosotros.

Cómo pedirlo: escribe a informaticowichowin@gmail.com con:

1. tu nombre y un medio para responderte;
2. un documento que acredite tu identidad. Si actúas por un menor, también lo que acredite que eres su padre, madre o tutor. Solo lo usamos para verificar y luego lo borramos;
3. qué datos y qué derecho quieres ejercer.

Plazos y costo:

• Te respondemos en un máximo de 20 días hábiles.
• Si procede, lo aplicamos en los 15 días hábiles siguientes.
• Es gratis.

Lo puedes hacer tú mismo dentro de la plataforma:

• ver tus datos y los de tus estudiantes;
• corregir tu nombre o tu número;
• retirar el permiso de la foto;
• apagar cualquier dato de la credencial online QR.

10. Cookies y almacenamiento en tu teléfono

• La plataforma usa solo lo indispensable para funcionar:
• la cookie de sesión de quien entra con su cuenta;
• el almacenamiento del teléfono para que el horario se vea sin internet.
• No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

11. Cambios a este aviso

• Cualquier cambio se publica en schoolswin.com/privacidad, con su fecha y la lista de lo que cambió.
• Si el cambio agrega una finalidad que requiere tu consentimiento, te lo pediremos de nuevo al entrar a tu cuenta.

Historial de versiones

• 1 de octubre de 2026: primera versión.
• 6 de octubre de 2026: el punto 3 de la sección 4.1 suma el aviso por WhatsApp cuando la escuela genera un código nuevo para la cuenta de tu estudiante.
• 12 de octubre de 2026: Se agregan la asistencia escolar, la tarjeta de asistencia y los avisos a tutores por la app y, si se encienden, por WhatsApp; se agregan Google y Apple como proveedores de notificaciones.
• 24 de octubre de 2026: Se agregan la entrada y salida de la escuela con la tarjeta, los permisos de salida y sus avisos a tutores.
• 25 de octubre de 2026: El aviso dice "tu estudiante" en lugar de "tu hijo o hija": quien es tutor puede ser la madre, el padre o cualquier familiar o persona a cargo del alumno.
• 26 de octubre de 2026: Se agrega la credencial online QR: lo que cada tutor decide mostrar al escanear la tarjeta del alumno, incluidos los datos de salud que él escriba con su consentimiento expreso, el registro de lecturas y los avisos de quien encuentra al alumno.
• 26 de octubre de 2026 (segunda versión): Quien avisa a la familia desde la tarjeta puede compartir su ubicación con el botón [Usar mi ubicación]; solo la ven los tutores del alumno y se borra con el aviso, a los 30 días.